实物档案是机关、团体、社会组织和个人在社会活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值和历史记录的实物材料。

一、实物的归档范围

1、荣誉性实物。主要指奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、聘书、任命书、象征城市或单位的钥匙等带有明显荣誉性质的物品。

2、赠品。主要指各有关部门或个人赠送给本单位的牌匾、礼品等实物。

3、印章。包括失效的木印、石印、塑料印、钢印、圆印、方印、菱印，党组织印、政府印、行政印、社团印、财务印等。

4、字画。主要指国内外名人、党政领导的题词、签名以及各种类型书画。

5、产品实物。

二、实物的整理

1、荣誉性实物的整理

荣誉性实物可编分类目录（卡片式、书本式均可），其条目的著录项目应包括：序号、获奖单位、授予部门、荣誉称号、获奖实物种类、获奖时间。各条目按编号顺序排列、各类间预留一定空白页，以便该荣誉性实物的增加。

为了方便保管与利用，应当将每个荣誉性实物拍摄成照片，再按照片的整理方法组成案卷。有的单位还将荣誉性实物拍成照片后，编辑成画册，印发有关单位，扩大其影响。

2、印章的整理

机构撤销或更名后，特别是县改为市等情况，许多印章会失效，这些印章在历史上起过较大的作用，保存起来，仍有很大价值。废旧以后与其他档案一并移交进馆，注明印章起止时间。

3、字画的整理

应归档的字画主要指国内外领导人、名人的题词、绘画作品。

字画一般幅面较大，经裱糊后，将其卷起，放在特制的长盒子中，或用衬纸包住。卷着的字画隔一段时间要展开或挂出一段时间，再放回盒中。有些单位一起将字画挂起，甚至用原件展览，这样会严惩地损坏这些珍贵的字画。

字画目录可直接用传统文书立卷方法中的文书档案案卷目录。其中责任者应写个人，并明确单位及职务，题名项中填字画名称；在备注栏中填写字画的规格。字画也可拍摄成照片，装订成册，以便集中利用。